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キャリアアップクイズ! ~マナー編(電話応対)~  おしごとクエスト16

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今更聞けない仕事で使うマナーを復習!今回は電話応対!

みなさん、こんばんは!

キャリアアドバイザー「五十嵐 蓮(いがらし れん)」です!

さて、早速今週のクエストをはじめます!!

 

<クエスト16>電話応対クイズ!! 

 

まずは前回の復習です!

    のかなを漢字にしてください。

1.仕事はじめ

2.社長のこころづかい

3.つうきん手当

4.総務部しょむ

5.るいしんかぜい

6.けいじょう利益

7.げんかしょうきゃく

8.ふさいを抱える

9.あらりの計算

10.こうせい年金

 

答えはクエスト15を参照ください。

 

今回は電話応対です。

 

 <問題1>

電話に出ると得意先から吉田部長宛の電話でした。ところが、部長は外出中です。この時、相手にどのように伝えるのが一番いいでしょうか。

(1)「ただいま吉田は外出しております。こちらから電話するように伝えます。」

(2)「ただいま吉田は外出しております。電話があったことを伝えておきます。」

(3)「ただいま吉田は外出しております。いかがいたしましょうか。」

 

 

 

正解は、(3)です。

相手の意向を尊重するようにしましょう。すなわち尋ねる形がいいです。相手はもしかしたら急ぎで電話ができないかもしれないので、(1)のようにこちらから電話を掛ければいい、と決めつけると印象が悪くなります。

また、「席を外している」と「外出している」を使い分けると、なおいいです。

「席を外している」はお手洗いのようなすぐ戻ってくる時に、

「外出している」は、長時間戻らない時に、と使い分けましょう。また掛かってきた、といったトラブルが防げます。

 

<問題2>

明日の約束の確認です。どのような対応がよいでしょうか。

(1)「明日の午後1時、御社の事務所でよろしかったでしょうか。」

(2)「明日の午後1時、御社の事務所のほうでよろしいですか。」

(3)「明日の午後1時、御社の事務所でよろしいですか。」

 

 

正解は(3)です。

(1)の「よろしかった」は不自然な日本語です。丁寧な感じがしなくもないですが、使わないのが無難です。「~のほう」もあいまいな表現ですので多用すべきでありません。

ちなみに、電話は伝わりにくいことがあるので、時間を伝えるときは、午後1時よりも「13時」というと間違いが防げます。

 

 

最後までお読み頂きありがとうございます。クエスト16クリアです!

電話は、自分が思っている以上に声が沈んで聞こえますので、いつも以上に明るく、高い声で話すと印象がよくなりますね。

来週もお楽しみに!

 

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